STEP3 労務管理・就業規則を見直そう

テレワークを導入する際にほとんどの企業で必要になるのが、就業規則の変更です。オフィスでの通常勤務では特段取り決める必要がなかったことも、就業規則に明文化しておく必要があります。
「テレワーク」と一口にいっても、自宅やサテライトオフィス、シェアオフィスなど、就業場所はさまざまです。職種やライフスタイルに応じて、従業員の働き方について考慮すべき点も多様になるでしょう。
このページでは、就業規則における変更のポイントと条文例について順を追って説明します。テレワーク導入をご検討の際には、ぜひ、お役立てください。

就業規則などにテレワーク勤務に関する規定を設ける

1 労働条件の明示

事業主は労働契約締結に際し、就業場所を明示する必要があります。(労働基準法施行規則5条2項)在宅勤務の場合には、就業場所として従業員の自宅を明示します。

2 労働時間の把握

使用者は、労働時間の適正な管理のために、従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録する必要があります。(労働時間の適正な把握のために使用者が高ずべき措置に関する基準・平成13.4.6基発第399号)通常の労働時間制やフレックスタイム制のほかに、一定の要件を満たせば、事業場外みなし労働時間制、専門業務型裁量労働制、企画業務型裁量労働制も活用できます。

3 業績評価・人事管理等の扱い

テレワークをする従業員の評価や人事について、会社へ出社する従業員と異なる制度を用いる場合は、その取扱い内容を説明しておく必要があります。その際には就業規則の変更手続きも必要です。(労働基準法89条2)

4 通信費・情報通信機器等の費用負担

テレワークでは電話やパソコンなどの情報通信機器や使用する際の通信費等のほか、光熱費や備品購入費などの必要経費も発生します。従業員に負担させる場合には、就業規則への明記が必要です。

5 社内教育の取扱い

テレワークを実施する従業員に社内教育や研修を別途求める場合、就業規則に規定が必要です。

労働時間や業務の管理方法について

テレワーク時は会社へ出勤する勤務とは異なる環境で業務を行うため、労働時間や業務の管理方法についてルールを決めておくことが大切です。

1 勤怠管理

始業・終業時刻の報告とその記録方法をあらかじめ決定しておきましょう。

勤怠管理の方法例
  • Eメール
  • 電話
  • 勤怠管理ツール
  • 業務中は常時通信可能な状態にする

2 業務管理

テレワークの懸案事項のひとつとして、同僚や上長とのコミュニケーションがあります。テレワーク実施者の業務遂行状況の把握や担当業務の進捗状況を周囲と共有できるようにしましょう。

勤怠管理の方法例
  • タスク管理ツール等を利用し、業務の従事時間や実施した仕事の可視化、従業員間での情報共有ができるようにする
  • ワークフローシステムを利用し、業務の流れを効率化する

健康管理対策や作業環境の整備

テレワーク時の健康管理対策や作業環境の整備も見落としてはいけません。労働安全衛生法に則って、安全衛生教育や定期健康診断などの実施のほか、健康上の相談をする窓口を決めるなど、テレワーク従事者が健康で安全に業務にあたれるように留意しましょう。また通常の就業者と同様に、テレワークの形態に限らず、テレワーク実施者も労災保険の適用が認められます。

「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」を参考にしよう

就業規則を変更するにあたって重要なのは、「言葉の定義」「許容範囲の設定」「ルール決め」です。ここでは、2017年に厚生労働省が作成・公開している「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~(以下、モデル就業規則)」を参考にしながら説明していきます。
2019年3月に更新された「モデル就業規則」は、働き方改革に対応した内容になりました。ただし、介護や育児などの事情から会社に行けない方を前提としています。そのため、テレワークを実施するにあたって必要な観点は、自社の現況と照らし合わせながら適宜、盛り込んでいく必要があります。

就業規則の変更、2つのパターン

はじめに、就業規則の変更方法を決定しましょう。
(1)テレワーク勤務についての定めを就業規則の本文に盛り込む方法と(2)「テレワーク勤務規程」を別に作成する方法の2パターンがあります。
実務においては、就業規則の運用のしやすさを考慮して、「(2)テレワーク勤務規程を別に作成する」パターンを選択することが多いようです。
テレワークをしない人は就業規則を、テレワークを許可された人は就業規則本体に加えて「テレワーク勤務規程」をそれぞれ参照できてわかりやすいためです。
ここでも、「(2)テレワーク勤務規程を別に作成する」方法で就業規則の変更を考えていきます。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.5より

具体的な就業規則の変更ポイント

「テレワーク管理規程」に盛り込むとよい項目を全18条、ご紹介します。

  • 第1条:目的の定義
  • 第2条:「テレワーク」の定義
  • 第3条:テレワークの対象者
  • 第4条:サテライトオフィス勤務の条件
  • 第5条:テレワーク勤務時の服務規律
  • 第6条:テレワーク勤務時の労働時間
  • 第7条:テレワーク勤務時の所定休日
  • 第8条:時間外および休日労働等
  • 第9条:欠勤等
  • 第10条:テレワーク勤務時の出退勤管理
  • 第11条:業務報告
  • 第12条:連絡体制
  • 第13条:給与・賃金体系
  • 第14条:テレワーク勤務時の費用負担
  • 第15条:情報通信機器、パソコンなどの貸与
  • 第16条:教育訓練
  • 第17条:災害補償
  • 第18条:安全衛生

第1条:目的の定義

「テレワーク管理規程」の第1条で、目的を定義します(モデル就業規則P.6参照)。

なぜ就業規則を作成したのかやどのようなことが記載してあるのかを従業員に対して宣言します。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.6より

第2条:「テレワーク」の定義

第2条では、用語を定義します(モデル就業規則P.6参照)。テレワークとは、「tele=離れた所」と「work=働く」をあわせた造語で、時間と場所にとらわれない働き方を言います。いわゆる「在宅ワーク」よりも広い概念ですので、「テレワーク管理規程」上で言葉を定義しておく必要があるためです。

テレワークは働く場所によって、在宅勤務・サテライトオフィス勤務・モバイル勤務の3つに分かれます。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.6より

第3条:テレワークの対象者

第3条では、実際にテレワークを適用できる従業員の条件を定めます(モデル就業規則P.6、7参照)。まずは、テレワーク勤務を前提(全社員に適用)とするのか許可制にするのかを決めましょう。

その上で、要件を定めます。要件のポイントは、対象者が自律的に働けるかどうか、セキュリティを担保できる環境があるかなどが考えられます。

実情によって要件が異なるため、企業ごとに内容が大きく変わる項目でもあります。どのように線引きをするのか、許可の基準やルールを丁寧に検討しましょう。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.7、8より

第4条:サテライトオフィス勤務の条件

サテライトオフィスがある企業では、通勤または移動の途中、出張中などにおける業務効率化のためにサテライトオフィスを利用する従業員がいるかもしれません。

第4条には、そうしたサテライトオフィスで勤務する場合の条件を定めます(モデル就業規則P.8参照)。外部が運営するシェアオフィスでの勤務を認める際にも、申請条件を入れておきましょう。

また、サテライトオフィス勤務は事前許可制とし、申請には以下の3点を含めてもらうようにするのがよいでしょう。

  • サテライトオフィス/シェアオフィスの場所
  • 勤務時間および勤務期間
  • 業務の内容
引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.8より

ワンポイントアドバイス:会社への出社は義務か?

会社への出社は、あくまで、業務上の必要があると見なされた場合に許可されるものです。出社が必要な業務に関しては、労働契約書に「週に〇日は出社すること」といった形で明記おくとよいでしょう。就業規則には法律的な側面があるので、運用に関しては別途、業務マニュアルに定めておくのが望ましいです。

第5条:テレワーク勤務時の服務規律

第5条では、服務規律(労働者が守るべき行為規範)を具体的に記載します(モデル就業規則P.9、10参照)。就業規則の本体に定められている遵守事項"以外"で、テレワーク勤務に必要な服務規律を追加しましょう。

この項目では、会社を守るという観点と、従業員に働き方において大事な点を理解してもらうという観点の両方が必要となります。

たとえば、下記のような項目が想定されます。

  • 在宅勤務者の就業時間中の服装は就業に適し、業務の妨げとならないものとする。
    • 在宅勤務者は、業務の開始時及び終了時において、次の各号のいずれかの方法で所属長に連絡するものとする。
      1. 電話
      2. 電子メール
      3. 勤怠管理ツール
    • 在宅勤務者は、業務の遂行にあたり、情報セキュリティ規程、インターネット利用規程、電子メール利用規程、情報管理規程を含む就業規則を遵守するものとする。
      違反した場合は、就業規則第〇条に基づく懲戒処分を受けることがある。

テレワークでは、労働の実態が見えづらくなります。そこで、たとえば以下のように、仕事に注力するための規定(職務専念義務)を入れた方がよい場合もあるかもしれません。

  • 在宅勤務中は業務に専念し、出来る限り効率的に業務を遂行する事。

また、万が一、懲戒や罰則規定を適用したいときは、服務規律などに記載がなければ効力を発揮できません。

テレワークでは、通常の勤務よりも従業員に守ってほしいことが増えます。テレワークを行う中で得られた経験を随時、反映させていきましょう。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.9より

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テレワーク導入時における「就業規則」作成のポイントについて その1(基礎設計~服務規律編)

第6条:テレワーク勤務時の労働時間

いくつかある労働時間制度のうち、テレワーク勤務においてどの労働時間制を適用するかは最も難しいポイントかもしれません。法律的にも、長くよい仕事をし続けるためにも、労働時間や休憩時間をどう規定するかは重要です。

原則として、テレワーク勤務時においても、就業規則に規程した労働時間制と勤務時間の使い方が適用されます(モデル就業規則P.11~16参照)。休憩時間は、労働基準法第34条に1日の勤務時間に応じて取らなければならない時間が決められており、テレワーク勤務者にも適用されます。

就業規則においては、職種に応じて「事業外みなし労働時間制(※1)」と「通常の労働時間制(※2)」を採用するのが一般的です。

  • ※1 時間外みなし労働時間制│会社の外で仕事をする場合に、所定の時間を働いたものとみなす制度。
  • ※2 通常の労働時間制│労働基準法第32条に規定されている、1日8時間、1週40時間勤務の法定労働時間の原則に基づき、就業規則で規定されている労働時間のこと。

テレワーク勤務を導入している企業では、「事業場外みなし労時間制」が比較的多く採用されています。あるいは、働き方改革の一環として、始業および終業の時刻をそれぞれの従業員が選べる「フレックスタイム制」や、業務遂行の手段や方法・時間配分の決定などを従業員の裁量に委ねる「裁量労働制」の採用を検討する企業もあります。

「事業場外みなし労時間制」や「フレックスタイム制」、「裁量労働制」といった労働時間制を採用する場合は、従業員の自己管理で所定の休憩時間を取得してもらわなければなりません。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.15より

ワンポイントアドバイス

重要な点は、事業主には労働時間を管理する義務があるということです(2019年4月改正、労働安全衛生法より)。もし、従業員の内、誰か一人でも勤怠管理を怠ってしまう人がいると、テレワーク自体を全社的に取り止めざるを得ない事態になりかねません。
より簡単で、かつ労使の双方が確認しやすい勤怠管理の仕組みを作ることも重要です。クラウド型の勤怠管理ツールをはじめとする、ICTを用いた管理システムの導入をお勧めします。
テレワーク管理規程の制定を、働く時間の在り方を従業員一人ひとりが再設計するきっかけとしていきましょう。

第7条:テレワーク勤務時の所定休日

テレワーク勤務者の休日については、労働基準法第35条に定められるとおり「原則週1回以上」なければなりません(モデル就業規則P.17参照)。

「モデル就業規則」でも、テレワーク勤務者の所定休日を就業規則の本文どおりとしています。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.17より

第8条:時間外および休日労働等

テレワーク勤務時の時間外労働、たとえば、休日労働や深夜労働については、許可制とするのが一般的です(モデル就業規則P.17参照)。

時間外労働の時間計算は、採用する労働時間制によって変わります。たとえば、「フレックスタイム制」では、1日あたりの残業という概念がありません。月で決められた総所定労働時間を超えた時間が残業として計算されるので、比較的、自由な労働時間の設計ができるようになります。

あわせて、服務規律の中に、「労働時間を正しく報告する」という一文を入れることもあるかもしれません。テレワークでは勤務状況が見えづらくなります。労働時間の適正な管理のためには、正しい情報を報告してもらわなければなりません。

テレワーク勤務になったとたん、所定の勤務時間を過ぎて働きすぎてしまうという意見も聞かれます。管理者の見落としや従業員の良心による無許可残業を防ぐような工夫も必要となります。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.18より

参考

厚生労働省 テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン

第9条:欠勤等

欠勤(をする権利)については、労働基準法に定められる通りです。前日までの年次有給休暇は許可制とし、当日以降の申請については、就業規則の本文上の定め(取得理由を限定したり、必要な手続きを定めたりするなど)に則るようにするとよいでしょう。

第10条:テレワーク勤務時の出退勤管理

勤務実態をどのように記録・報告するのかを定めます(モデル就業規則P.19、20参照)。テレワーク勤務時の労務管理には、「始業および終業の時刻の記録・報告を行う勤怠管理」「労務時間中のプレゼンス(在席)管理」「業務遂行状況を把握する業務管理」の観点があります。それぞれの記録・報告ツールは、客観的なデータが残るものであれば問題ありません。

「勤怠管理」の方法
ICカードをかざすタイプや指紋認証タイプなど、さまざまな勤怠管理システムが市販されているほか、電子メールや電話での出退勤報告も有効です。

業務の開始時と終了時に電話で出退勤を確認したり、オンライン朝礼を実施してWebの画面越しに出勤を確認したりする企業もあります。テレワーク勤務では、こまめなコミュニケーションが大切ですが、これが正解というものはなく、それぞれの社風に合った勤怠管理やコミュニケーション設計が必要となります。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.19より

ワンポイントアドバイス:出退勤の"打刻"は必要か?

原則として、会社は従業員の労働時間の状況を管理しなければなりません2019年4月改正、労働安全衛生法より)。労働時間の把握方法として、厚生労働省は「原則、労働時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と定めています。
ついては、打刻は有効な手段となります。ただし、テレワークでは、会社に出社しての打刻(例:タイムカード)が難しいため、クラウド上で打刻のできる勤怠管理システムを導入することが望ましいと言えます。
また、勤怠管理ツールには選択の余地があり、厚生労働省は「タイムカード」「ICカード」「パソコンの時間記録等」を例に挙げています。

第11条:業務報告

テレワーク勤務者は会社に出社する頻度が少ないため、決められた頻度・方法で業務の進捗状況を報告してもらうように記載します(モデル就業規則P.19、20参照)。あわせて、「報・連・相」の仕方にも工夫が要るかもしれません。

「業務管理」、「プレゼンス管理」の方法
方法については、企業の実情に即した方法としてください。既存のルールやICT環境をそのまま活用できる場合には、よりスムーズにテレワークを導入できます。

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テレワーク導入時における「就業規則」作成のポイントについて  その2(時間管理編)

第12条:連絡体制

事故やトラブル発生時の連絡方法や緊急時の行動、連絡体制などについてあらかじめ定めておきましょう(モデル就業規則P.25 第12条「在宅勤務時の連絡体制」参照)。

テレワーク勤務者への配布物取り扱いについても触れておくとよいでしょう。

引用:モデル就業規則P.25 第12条 在宅勤務時の連絡体制 2項より

第13条:給与・賃金体系

第13条では、給与・賃金体系を定めます(モデル就業規則P.20、21参照)。一般的には、「モデル就業規則」に記載の通り、就業規則の定めに則る企業がほとんどです。

なお、基本給、諸手当は、テレワーク勤務であることを理由に減額することはできません(不利益変更となります)。

ただし、労働時間の減少による基本給の見直しや、会社へ出社する日数が減ることによる通勤手当の減額などはあり得ます。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.20より

第14条:テレワーク勤務時の費用負担

テレワークを行うための環境整備に関する規定です(モデル就業規則P.21、22参照)。何をどこまで会社が準備すべきかという観点で検討し、あらかじめ労使で十分に話し合っておくことが望ましいでしょう。

通信費や情報通信機器などの費用について、従業員の負担になるものと企業が負担するものを割り振っておく必要があります。とくに、従業員に負担させる費用がある場合には、当該事項について就業規則に規定しなければなりません。

「モデル就業規則」では、在宅勤務者による水道光熱費や通信費用の自己負担にかえて、一定額の手当で補う例を示しています。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.より

ワンポイントアドバイス

そもそも企業には、テレワーク勤務のための環境を整備したり、係る費用を負担したりする「義務」はありません。したがって、テレワーク勤務を許可するのは、テレワークの環境を自身で整えられる従業員に限定するケースもあります。

第15条:情報通信機器、パソコンなどの貸与

たとえば、企業がパソコンを貸与するのか、テレワーク勤務者が自己所有するパソコンの利用を認めるのかといった内容を定めます(モデル就業規則P.22、23参照)。

費用負担のほかにも、セキュリティにまつわる課題が発生するかもしれません。総務省が作成しているセキュリティガイドラインを参照しながら、それぞれの企業で守るべきことがあれば「テレワーク勤務規程」に肉付けをしましょう。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.22より

第16条:教育訓練

テレワーク勤務者に対して、教育訓練をどの程度実施するのかを明記します。

テレワークに関係なく、会社が業務命令として参加を強制する研修の受講時間は、当然ながら労働時間となります。

自己研鑽のための自主的な学びをどこまで労働時間として考えるかについては、あらためて設計してもよいでしょう。

引用:「テレワーク モデル就業規則~作成の手引き~」P.26より

ワンポイントアドバイス

第14条から第16条までに規定するのは、テレワーク環境を企業がどこまで整備するかということです。企業の哲学が色濃く反映される項目でもありますので、ミッションやビジョンにもとづいて、各企業でよく検討・規定をするとよいでしょう。

第17条:災害補償

テレワーク勤務者にも労働者災害補償保険法は適用されます。たとえば、在宅勤務者が自宅での勤務中に転んでケガをしてしまった場合は、労働災害保険が適用されます。

「モデル就業規則」の規定例のように、就業規則の定めに則るのが一般的です。

テレワークの許可をするにあたって、「事故が起こらないよう自宅の安全を確認した」、「使用する部屋は安全が確保されている」といったチェック項目を用意する必要もあるかもしれません。

第18条:安全衛生

傷病を未然に防ぐためにも、会社と従業員は協力して労働災害の防止に努めなくてはならない旨を記載するとよいでしょう。

働きやすい環境を時代に合わせて改善し続ける会社側の努力と、自律的に自己管理しながら成果を出し続ける従業員側の努力の両方が必要となります。

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テレワーク導入時における「就業規則」作成のポイントについて  その3(その他規程編)

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