経理はテレワーク可能な業務がほとんど!テレワークをきっかけに日ごろの業務負担を減らそう

新型コロナウイルス感染症拡大の影響や働き方改革によってテレワークが推進されて久しいですが、「経理部門のテレワークだけは難しい」と諦めていませんか?意外かもしれませんが実は、経理の業務こそテレワークでできるものが多くあります。

このページでは、テレワークに対応できる経理の業務を具体的に解説します。経理のテレワークを導入し、日ごろ抱えている業務課題の解決も目指しましょう。

目次

経理はテレワークできないって本当?実はほとんどの会計業務がテレワーク可能

「経理にテレワークはできない」と思う人が多いかもしれませんが、実はほとんどの会計業務はテレワークで対応できます。なぜなら、データを取り扱う仕事がほとんどなので、ITツールを使うことで社内にいなくても業務を遂行できるからです。

紙の業務を止めてデジタル化したり、ITツールを導入してコミュニケーションを補ったりすることで、日頃抱えている課題の解決に繋がる可能性もあります。テレワークの導入をぜひ積極的に検討していきましょう。

経理業務をテレワークにするメリット

経理のテレワークを導入すると、会計処理が効率化し、経営状況をタイムリーに把握できるようになります。または、入金や請求の抜け漏れが少なくなり、経理部だけでなく営業部門などの業務負担が減っていきます。

例えば、以下のようなメリットが経理のテレワーク化によって得られます。

  • 見積もりから受注、請求、入金確認までの作業がオンライン上で処理できる
  • 顧客情報や申し込み情報を1度入力するだけで、入金までを一括管理できる
  • 会計データがタイムリーに分かるようになる
  • 見積書や請求書、証票の出力がボタン一つでできるようになる
  • 紙の書類が少なくなり、コスト削減・管理場所の削減に繋がる
  • 柔軟な働き方が選択できるので、離職防止や副業人材の活用に繋がる

少しずつITツールを取り入れることで、経理部だけでなく社内全体も業務のしやすさや働きやすさを実感できるでしょう。

ツール活用や工夫によってテレワークに対応できる経理の業務

経理はテレワークをできると言い切りましたが、「実際にどんな業務がテレワークでできるの?」と疑問に思うかもしれません。経費精算や伝票の起票、出頭など、ほとんどの業務がITツールの導入によってテレワークに対応できます。

ここでは以下、5つの業務におけるテレワークの実現方法についてお伝えします。

  1. だれがテレワークしても滞りなく経費精算
  2. クラウド会計ソフトでどこからでも仕訳・帳簿の記帳
  3. 請求書の電子化で発行・発送が簡単
  4. 明細発行から振込まで給与管理もネットで完了
  5. 出納もネットでバンキングで即座に対応

1.だれがテレワークしても滞りなく経費精算

スマホやパソコンから申請・承認・支払いができる経費精算ソフトを使うことで、社外からでも滞りなく経費精算業務を進められます。「クラウド経費精算」や「経費精算アプリ」などの名称で調べると、便利なITツールがたくさん見つかります。

これらの経費精算ソフトを活用することで、経費の申請も承認もWeb上で行えるようになります。経理に限らず、他部署の従業員がテレワークをしても経費精算のために出社する必要はありません。最近は、領収書の写真をスマホやタブレットで撮って、アプリ上から経費精算できるサービスもあります。

そもそも、月にかかった経費を表計算ソフト上にまとめ合計を計算し、紙で出力したものを経費申請するのは非効率です。表計算ソフトのデータをそのまま会計ソフトに読み込めれば、業務負担が大幅に減るでしょう。

参考:経理のテレワーク「できない?」「難しい?」を吹き飛ばす3つの方法

2.クラウド会計ソフトでどこからでも仕訳・帳簿の記帳

クラウド会計ソフトを導入し、会計データをソフト上に入力するようにすれば、会社の外からも仕訳けや帳簿の記帳ができます。

なかには、銀行口座やクレジットカードと連携して自動で取引明細を取得してくれるクラウド会計ソフトもあります。面倒な手書きや手入力の作業が大幅に減って、業務効率を上げることに繋がります。

クラウド会計ソフトを活用することで、データをオンライン上に集約することになります。テレワークで決算を行っている企業例も見受けられます。

参考:銀行・金融サービスと連携できる会計ソフト | 会計ソフト マネーフォワード クラウド

3.請求書の電子化で発行・発送が簡単

実は、請求書はPDFなどの電子データで送付・受領しても有効になります。請求や入金は双方の契約(合意)にもとづくものなので、かならずしも請求書が紙である必要はないためです。

近年、多くの企業がテレワークへ移行しているため、電子データで請求書を受け取りたいという需要は高まっています。請求書を電子データで発行し、メールで相手へ送付すれば出社する必要はありません。

自社へ送付してもらう請求書もメールで送ってもらうようにすれば、よりテレワークがしやすくなります。

参考:テレワーク中の請求書処理。発行も支払いも電子化が必須…!?
参考:PDFで請求書を送るのはOK?電子化された請求書についてまとめました

4.明細発行から振り込みまで給与管理もネットで完了

給与計算や振り込み、明細発行もテレワークに移行できます。

まずは、給与明細を電子化しましょう。社員個別の専用サイトURLを発行し、各自でログインして給与を確認してもらえるサービスがお勧めです。あるいは、給与明細をメール添付にすることでも、給与明細の発行のために出社する必要がなくなります。給与明細を紙で渡すことによる情報漏洩の心配もなくなり、一石二鳥です。

給与計算と振り込みは、給与計算ソフトの導入によりオンライン手続きが可能になります。あるいは、会計ソフトには給与計算に対応しているものも多くあります。また、ネットバンキングを使えば給与振り込みもテレワークで対応できます。

5.出納もネットバンキングで即座に対応

銀行口座をネットバンクへ移行することで、リモートでの振り込み対応が可能になります。今までなら銀行やATMへ足を運んでいた業務が、パソコンの前で完結するのです。

ネットバンキングならオンライン上で振込予約ができたり、入出金データを会計ソフトと連携できたりします。通帳記帳や転記作業がなくなるため、経理業務も大幅に楽になるでしょう。

振り込みを予約する人と承認する人を分けられるネットバンキングサービスもあり、入出金の間違いを防げます。急な振込対応があっても、テレワーク中に慌てる必要はありません。

経理をテレワーク対応することで削減できる日ごろの業務課題

すぐにテレワークができなくても、ITツールの導入や書類の電子化は先に進めておくべきといえます。テレワークの導入に欠かせないITツールの導入や書類の電子化によって、日ごろの業務課題を解決できるためです。

経理のテレワーク環境を整えることで、どのような業務課題が解決するのか確認しましょう。

手入力が多くてミスが出やすい

慎重にやっているつもりでも、手入力が多いとどうしてもミスが出てしまいます。金額の桁数や勘定科、経過勘定、借方・貸方などを間違えると、実際の残高と経理数字が合わなくなり、ミスを見つけるためにも時間が取られてしまうでしょう。

会社のお金を扱う経理部書の特質上、気づかないまま売上を二重計上して税金を余分に払ってしまうといった大きな問題に発展しかねません。

そこで会計ソフトを導入し、銀行口座やクレジットカード、労務管理ソフト、経理精算ソフトなどとの連携をしておくのです。会計処理や預金残高などのデータが自動で会計ソフトに反映されるため、手入力作業が大幅に減りミスを防ぐことに大きく貢献してくれます。

専門性が高くて“その人頼り”になっている

専門性の高い特定の知識を必要とする経理業務は、属人化しやすい傾向にあります。「Aさんに聞かないと分からない」「Bさんじゃないとできない」といった会話をする経理部署は少なくありません。しかし、属人化された経理業務は不透明で、担当者の退職によって会社に大きな損害を与えることもあるでしょう。

テレワークを進めるにあたって、業務フローの見直しは必須です。だれがどのような業務をしているのか、チェック体制はどうなっているのかなどを把握することで属人化の解消に繋がります。ITツールを導入することをきっかけにマニュアルを作り、誰でもこなせる業務を増やせられるでしょう。

他部署の情報提供が遅くリアルタイムの数字と一致しない

他部署からの情報提供が遅いと経理での処理も遅れ、リアルタイムの経営数字と一致しなくて悩んでいる会社も多いでしょう。本来であれば、申込書の返送があったときや出退勤の時刻が確定した時点で、売り上げ数字や給与を確定したいものです。

給与計算や決算書の作成には期限があるため、報告が遅いと作業を急いでこなさなければなりません。そこで、経費精算や労務管理などのソフトをクラウドで連携させれば、何度も入力することなく自動で情報を取得できるようになります。情報提供の催促をしたり、期日に向けた激務をこなしたりする必要がなくなるでしょう。

銀行振り込みに手が取られる

経理業務のなかでも面倒なのが銀行業務です。日々の記帳や振込手続きなどで毎日銀行へ行く経理担当もいるでしょう。

ネットバンキングなら、インターネットとパソコンがあれば振り込みや残高確認ができるため、わざわざ出掛ける必要がありません。銀行やATMへ行く時間を他の業務に充てられます。

まとめ:経理のほとんどの業務がテレワークに対応できる

経理業務の多くはITツールの活用によってテレワークに対応できます。ITツールの導入によって単純に社外で仕事ができるようになるだけでなく、日ごろ抱えている経理部署の課題を解決することも可能です。

経理のテレワーク検討を業務フローの見直しやITツールの導入を行うきっかけにし、テレワークの実現と課題解決を同時に行いましょう。

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