コロナ禍よりも前に、感染症流行を危惧しテレワーク体制を準備

株式会社日本シャルフ
本社所在地:東京都新宿区西新宿8-3-30 カーメルⅡ 1F
浜松支社:静岡県浜松市中区板屋町111-2 浜松アクトタワー 18F
従業員数:25名
事業内容経営:人事労務管理に必要な書類様式の企画、製造及び販売、コンピューターのソフトウエアの開発及び販売などを行っています。                                         会社ホームページ:https://www.shalf.jp/                                                                           

目次

代表が語るテレワーク 

代表取締役 高田弘明さん

事業内容を教えてください。

社会保険労務士や、企業の労務担当者向けの労務管理システムの開発と販売、サポートを行っています。全国にいるユーザーのうち、9割が社会保険労務士です。私の父が社会保険労務士であったことから、数十年前に業務の効率化のために、オフコンと呼ばれる専用コンピューターを開発したことが会社設立のきっかけです。

1990年代後半になると、NECのPC98や、Windowsが登場し、OA機器に変化が現れました。Windows98の発表を機に、当社の製品もソフトウエア化しました。時期を同じくして、自社開発ができる人材、環境を整えていきました。現在は、浜松市に運営本部を、宝塚市にカスタマーサポートセンターを置いています。

どんなことがきっかけで、テレワークを進めましたか?

宝塚にカスタマーサポートセンターを置いた理由が、1人の優秀なスタッフの離職を防ぐためでした。2012年当時は、開発2名、サポートスタッフ2名、私の計5名の会社でした。

ある日、サポートスタッフの1人から「夫の転勤で引っ越すことになり、退職します」と言われました。専門知識が必要となる業務のため、すぐに彼女の代わりになる人を見つけることは難しく、辞められては非常に困ると思いました。そのため、転居先の宝塚市の自宅で業務を行えるよう、システムのクラウド化を考えました。

はじめは、PlayStation 3™を2台購入し、フレンド機能を利用して浜松と彼女の自宅を繋ぎました。常時、カメラと音声を2者間で繋ぐことで、同じオフィスにいるような雰囲気を作りました。また、内線電話ができるクラウド型IP電話を契約し、データの共有のためのサーバーを設置しました。これが、宝塚オフィスの開設であり、テレワークの開始となりました。

社内全体でテレワークを行うために、準備したことは?

スタッフに子育て世代の女性が多いため、以前から新型インフルエンザの流行を危惧していました。子どもが罹患すれば、親も休業を余儀なくされます。その対策として、2019年から、テレワークの準備を進めました。就労規則を変更、社内のパソコンを持ちだす際の許可や責任の所在など細かなルールを取り決めました。Zoomを導入し、ミーティングやセミナーを行うことで、リモートという環境にも慣れていったのです。

この他、自社開発ソフトに加え、勤怠管理はマネーフォワード勤怠、電子日報ナノティ、経理はマネーフォワード会計、請求、セールスツールはHubSpot、コミュニケーションツールはSlack、Chatwork、Google Workspace(旧G Suite)などを導入していきました。

予め環境を整えていたため、コロナ禍に入っても、慌てることはありませんでした。2020年3月には、朝7時出社、15時退社の時差出勤で対応していましたが、4月からは、全社テレワークに切り替えました。この際、パソコンの貸与にあたり、保険やアンチウィルスソフトが付いたソフトEye247というログ管理システムを新たに導入しました。

モニターに映し出されるテレワーク中のスタッフ

社内で新たに定めたルールや工夫していることは?

2020年5月以降から、出社3割、テレワーク7割で稼働しています。事前に社内アンケートを実施した結果、テレワークに「満足・かなり満足」と回答した社員が95%、「どちらでもいい」が5%でした。開発チームからは、「作業中に声を掛けられることがないため、作業に集中できる。自宅での作業は、圧倒的にパフォーマンスが向上する。出社は非効率だ」といった声が上がるほど、テレワークに適している様子です。

ただ、テレワークでは、コミュニケーション不足、周囲の様子が見えないといった課題が現れます。その対処法としては、Slack内に「挨拶チャンネル」を立ち上げ、出退勤時に声掛けをルールとしています。挨拶をした後、カメラを起動すると社内モニターに、テレワーク中のスタッフのデスクの様子が映し出されます。また、チームごとにこまめにオンラインミーティングを行っています。マーケティングチームにおいては、入社して日の浅いメンバーもいるため、商品知識を高め、関係性を深めてもらうために、対面での会話の機会を増やそうと、他部署に比べ出社頻度が多くなっています。

現在、テレワークをどう感じていますか?

コロナ禍の前は、オフィススペースを拡大する予定でしたが、社員が一堂に会する機会も減るため、広いスペースが不要となりました。また、取引先やユーザーも、リモートでのコミュニケーションが大幅に増えたため、効率が上がり、コストダウンに繋がりました。

マーケティングでは、オートメーションツールを活用し、スコア化するなどマーケティング活動のレベルが向上してるようです。細かな課題はあるものの、全体的にみると、テレワークは当社にとってプラスに働いています。コロナ禍が終息した後も、このスタイルを続けていくことに決めています。
 

社員が語るテレワーク

宝塚市のオフィスに所属する城戸さん

業務内容を教えてください。

2015年入社の6年目です。宝塚市のカスタマーサポートセンターに所属し、ユーザーのサポート業務を行っています。システムの使用方法やトラブル解決法を、ユーザーに伝える電話応対です。

いつから、どのような理由でテレワークをしていますか?

コロナ禍になり、2020年4、5月ごろから、在宅勤務になりました。現在、オフィスにて研修中のスタッフが2名いるため、持ち回りで指導係を担当しています。そのため、2週に1週オフィスに通勤中ですが、4月からは3週に1週の通勤となります。2名が、サポートスタッフとして独り立ちしたら、宝塚市のオフィスは、基本的に全員が完全はテレワークになる予定です。

テレワークを始めるために、準備したことは?

まずは、家族の協力を得るために、家族と良く話し合いました。みんな、協力してくれると言ってくれましたが、初めての試みだったのでスタートするまで、「本当に理解が得られるのか?家族から不満がでないか?」という不安がありました。

作業スペースは、自宅の2階にある子ども部屋に確保しました。PCとIP電話が必需品のため、長いLANケーブルを購入し、1階から壁の巾木をつたうように階段を通り、子ども部屋まで引き入れました。電話など会社の備品を棚に置いておくので、子どもには「部屋で暴れないように」と注意しています。

また、電話対応の仕事なので、業務中に家に誰かがいる場合は、静かにしてもらっています。インターネット回線にも負荷が掛からないように気を付けてもらっています。

現在の勤務形態に満足していますか?

時間が短縮できることが最大のメリットです。朝や、帰宅時間を気にする必要がないので、子育中の立場ではテレワークが助かります。例えば、業務が長引いたとしても、家にいるという安心感があります。

お昼休みは、自宅なので心からリラックスできますし、夕食準備の時間にも充てられます。便利な調理器具を購入したので、仕込んでおけば、仕事の終わるころに煮込み料理が出来上がります。ライフワークバランスが整っていると実感しています。また、作業中に誰かに話し掛けられることもないため、集中力が高まります。

ただ、他のスタッフとのコミュニケーション不足が心配です。この春から、会社から補助を受け、サークル活動を開始する予定です。まずは、スポーツサークルとして、地元の体育館を借り、バトミントンを行います。運動不足とコミュニケーション不足の解消の機会を増やしたいと考えています。浜松の事務所ともコミュニケーションが取れるように、リモート親睦会を開いて欲しいなと思っています。

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