経営課題解決のためのテレワーク導入・活用Webセミナーレポート

11月4日(水)・5日(木)、公益社団法人浜松地域イノベーション推進機構の主催にて「テレワーク導入WEBセミナー」が開催されました。「本気で始めるテレワークの第1歩」をテーマに、当ハマリモ!のメンバー陣が登壇。2日間にわたりテレワークに必要な心構えから組織体制・就業規則の見直しまでをレクチャーしました。

オンライン会議ツールを使ってのオンライン開催となった今回は、12社から経営者・マネージャー層のみなさまにご参加いただきました。グループディスカッションやワークの時間を多めに取り、質問も最後まで盛り上がりました。

こちらの記事では、当日レクチャーされた内容の一部とセミナー当日の様子をお伝えします。また、本セミナーの内容は、当サイト上「テレワーク導入ガイド」にもまとめていますので、合わせてご参照いただければ幸いです。

テレワーク導入や業務のIT化・デジタル化の伴走支援に関しては、ハマリモ!でも承っております。相談窓口各社までお気軽にご連絡いただけましたら幸いです。

目次

コラボレーションを活発にするために、テレワークの導入を通じてオープンな組織へ改変を

他者・他社とより広くつながるために浜松市内の企業もテレワークを活用するべき

テレワークは単なる福利厚生の1つではありません。他社・他者とよりオープンにつながる組織になるための手段として、テレワークを大いに活用しましょう。テレワークの導入によって場所や時間による縛りが少なくなり、身軽になれます。その結果、他社・他社と素早くつながり、素早く行動し、素早く成果を出せる組織になることが、これからの時代の会社経営において求められます。

「キーメッセージは、『コラボレーションできるオープンな組織と働き方に変える』です。テレワークと向き合う中で、組織を成長させていく意識を持つことが大切です」(沢渡さん)

「コラボレーション」とは、協業のことです。あるいは、共創とも呼ばれます。他社と競争関係にこう着するのではなく、お互いの協力をもって新たなビジネスや価値を作っていく新たな関係性をいいます。

「もはや、社内に答えのない時代です。中小企業でも大企業でも、浜松の企業でも東京の企業でも、これから間違いなく必要とされる経営戦略が『コラボレーション』なのです」(沢渡さん)

例えば、社内の部署間やスタッフ間で協力して課題を解決していくこと。または、異業種でシナジーを発揮すること。さらには、競合他社とも一部の機能を共有することで、間接コストを下げたり人材不足にも対応していけるかもしれません。そうして、自社、ひいては業界全体が発展していく動きがたくさん出てきています。

ですが、自社にこもってばかりいては、他社の動向や業界のトレンドを知ることができません。より効率的な仕事のやり方や良い人材の集まる働き方を磨くことも難しいでしょう。

コラボレーションを実施するためには、組織も人もオープンになっていく必要があります。テレワークの導入を、よりオープンで成長できる組織へと変わっていくきっかけにしていきましょう。

テレワーク導入の真の目的は、経営の新たな勝ちパターンを見つけること

テレワークに合わせたマネジメントが必要になってくる

テレワークによりさまざまな問題が出てくることがありますが、旧来型のマネジメントが行き詰まりを見せているだけかもしれません。

テレワークに合わせたマネジメントやコミュニケーションを設計すれば、業務は円滑に進みます。ここで一度、旧来型のマネジメントとこれからのマネジメントを比較してみましょう。

統制一辺倒な旧来型の働き方による弊害とオープンで流動性の高いこれからの働き方による効果

画像引用:あまねキャリア工房 作:浜松ワークスタイルLABO

ピラミッド型のトップダウンで業務や組織全体を統制・管理するのが、これまでのマネジメントのあり方でした。これからは、社員同士がフラットかつオープンにつながり、イノベーションやソリューションを生み出していくオープン型のマネジメントが求められます。

オープン型マネジメントの特徴は、次の4つです。

  1. マネジメントは統制管理型から権限移譲型へ
  2. コミュニケーションはホウレンソウからザッソウへ
  3. クローズドでトップダウンの情報共有からオープンで一斉的な情報共有へ
  4. 仕事の進め方は、具体的な完成図のあるウォーターフォール型から小さく失敗して改良を重ねていくアジャイル型へ


1.マネジメントは統制管理型から権限移譲型へ

統制型を簡単に説明すると、「言われたことをしなさい」のマネジメントです。社員や業務はルールで統制されます。そのため、どうしても社員が「指示待ち」になりやすく、革新的で斬新な提案や行動は生まれにくいといえます。

一方、権限移譲型のマネジメントは、「信頼をベースとしメンバーに任せる」文化の上に成り立ちます。情報はオープンにして、個々の経験やノウハウを活かし合います。これにより、プロ人材としての社員および組織の健全な成長を促していきます。

2.コミュニケーションはホウレンソウからザッソウへ

従来のトップダウンの情報共有(ホウレンソウ)からオープンかつ一斉的な情報共有(ザッソウ)に推移している

「ザッソウ」という新しいコミュニケーションの考え方があります。これは、「雑談」と「相談」を組み合わせた造語で、雑談を大切にする企業文化のことを言います。また、「雑な相談」も意味し、ふわっとした状態でも「ちょっと良いですか?」と、相談することを推奨しています。

「ザッソウ」にすれば、気軽な相談ができます。例えば、「この仕事のやり方で詰まっているので、ちょっと話を聞いてもらえませんか?」「ちょっとすみません、ザッソウしたいんですが」といった切り出し方になるため、お互いに身構えずに済むのです。

気付きやヒヤリハットも共有されやすくなり、社員はモヤモヤを抱えず仕事に集中できますし、事故や不祥事を未然に防ぐなどコーポレートガバナンス(企業統治)の面でも好ましい状態になります。

3.クローズドでトップダウンの情報共有からオープンで一斉的な情報共有へ

新製品の開発情報や企業秘密など、守らなけばならない秘密情報はあると思います。ただ、ちょっとした仕事の進め方ややり方などは、社内でオープンに共有するほうが業務の進展に寄与できるのではないでしょうか。

メンバー同士で同時に情報を共有すると、メンバーの当事者意識が高まり、議論や仕事の進捗が活性化する効果が得られます。

「例えば、弊社では、就業規則を見直しに関する社労士さんとのやり取りに社員も加わってもらっています。また、オンライン会議の終了後に、録画を社員に共有することもよくあります。そうすることで、会社の方向性が即時的に社員に伝わり、社員も帰属意識が高まるのでオススメです」(杉浦さん)

4.仕事の進め方は、具体的な完成図のあるウォーターフォール型からトライ&エラーなアジャイル型へ

ウォーターフォール(英語で「滝」の意)という言葉通り、上から下へと指示が落ちていくのが「ウォーターフォール型」のマネジメントです。トップ層で決められた要件にしたがって、業務が進められます。リソースを集中できるメリットがありますが、世の中の変化が速い昨今においては、身動きがとれなくなる恐れもあります。

そこで、近年、その有効性が認められているのは、「アジャイル型」のマネジメントです。完全でなくとも素早く動き、トライ&エラーを繰り返しながら目的達成を目指していきます。小さく失敗しては改良が行われるので、組織も個人もより早く成長していきます。それにより、イノベーションが加速されます。

「すべてにおいてオープン型のマネジメント体制にしていくのは難しいと思います。また、ウォーターフォール型にももちろん合理性はあります。現場や職種によってやり方を変えていく、あるいは部分的にアジャイルなやり方を取り入れる柔軟性を持ち、企業ごとにベストなテレワークの導入・運用ができることが理想です」(沢渡さん)

【参考】

ウォーターフォール型と融合させながら、アジャイル型な組織を作る方法については、沢渡さんの著書『ここはウォーターフォール市、アジャイル町 ストーリーで学ぶアジャイルな組織のつくり方』でも詳しく学んでいただけます。

マーケットも採用も全国区に、経営におけるテレワークの絶大な効果

テレワークのイメージ

オフィスに捉われない働き方が実現すると、経営上2つの大きな効果を得られます。

  • 販路が拡大する
  • 人材確保で有利になる

販路が拡大する

浜松にいながらにして、首都圏の大企業との協業や遠方への商材の提供ができるようになるのが、テレワークの大きなメリットです。

オンライン上でビジネス対応ができるため、商圏が全国区になります。地域の価格競争にも巻き込まれません。明確な価値やブランドがあれば、共感してくれるお客さまやビジネスパートナーが現れます。

人材確保で有利になる

場所にとらわれず働ける環境のため、採用範囲を全国規模に拡大できます。フルリモートでの勤務体系に変更し、高いスキルを持つプロ人材を全国から募る企業が増えています。

旧来型の働き方をしていた企業でも、テレワークを取り入れることにより、地域にとらわれず優秀な人材を確保しやすくなると言えます。

テレワークの導入企業では、すでにコラボレーションが生まれている

テレワークの導入をきっかけに、組織も人もオープンになった企業同士でコラボレーションが生まれています。ここ浜松市内でも、企業間の交流によってさまざまな取り組みが始ままっています。

浜松テレワークパーク構想

テレワークパークに集まり、オフィスカーで実際に働く様子
  • 車と駐車場を活用した浜松発の新たな働き方を提案
  • 後部座席を改装した「オフィスカー」を開発、駐車場をコワーキングスペースとして活用
  • 地元の中小企業とスタートアップ、大手メーカー、浜松市が協業
  • スタートアップ企業などが交流する拠点「The Garage for startups」で生まれたアイデア


株式会社NOKIOO(ノキオ)

株式会社NOKIOOにおけるテレワークを活用したビジネスモデルの変革
  • 育休中の女性が一生ものの仕事術・マインドを学べるオンラインスクール「育休スクラ」を主催。
  • フルオンラインサービスであるため、受講者も主催者もテレワークで参加
  • 育休をキャリアアップの機会とし、マネジメント人材を育てる
  • 職場への復帰後すぐに高いレベルでの仕事ができるようになる
  • 全国から受講者が集まっている

#ダム際ワーキング

沢渡さんが行うダム際ワーキング
  • 安全に整備された環境の中で、豊かな自然に触れながらテレワークを実施
  • 生活を支えている地域のインフラ・資源に触れることで、「日常の当たり前」を見直す機会に
  • 単純な作業ははかどりやすく、クリエイティブな作業においてはアイデアが生まれやすい

「テレワーク4つのステージ」で現状を把握し目標を定めよう

画像引用:あまねキャリア工房 作:浜松ワークスタイルLABO

テレワークの導入に当たって、まず、自社における現在地と目標を把握しましょう。その上で、次のステップに進むためにどのような課題をクリアする必要があるのかを考えます。テレワークには4つのステージがあります。

テレワーク0.0

テレワークをほとんど実施していない状態です。基本的にすべての業務を、オフィスあるいは工場や倉庫といった現場で行っています。育休明けの方や負傷してしまった方などに、例外的かつ緊急対処的に在宅での勤務が認められている程度です。

テレワーク0.5

オフィスの業務を部分的に自宅で行っている状態です。会社のパソコンを自宅に持ち帰って(あるいは会社から貸与されたパソコンなどで)作業しています。ネットワークを通じて社内のサーバーに接続し、メールや社内サーバーなどすでにIT化されたシステムを使用します。

ただし、紙ベース、ハンコベースの仕事が残っている状態です。今までと仕事のやり方はほとんど変わっていません。なぜなら、業務プロセスを抜本的に見直して再構築することなく、テレワークを当てはめてしまっているためです。IT(パソコンなどの端末や通信ネットワーク環境)にも十分な投資がされていない場合、「会社のシステムにつながりにくい」「動作が遅くて仕事にならない」などのトラブルも散見されます。

テレワーク1.0

基本的に、オフィスに依存せずに出社しなくても業務が回るようになった状態です。リモートでも当たり前のように、社内ミーティングや商談ができます。クラウドサービスを存分に活用して、オンラインでさまざまな人とつながり仕事を進めています。

既にこのフェーズに移行できている企業の多くは、テレワーク0.5の段階でさまざまな課題と向き合い、ITへの投資や業務の再設計をしてきた企業です。テレワークを実施するのが難しい業界においても、できる職種や業務から部分的にIT化を進めているような企業がこれに当たります。

テレワーク2.0

デジタルで仕事をするのが当たり前となり、オンライン上でさまざまな地域の人々がつながっている状態です。デジタルゆえのつながりを生かし、新しいサービスを生み出す企業に進化しています。

テレワークで成長できる企業と停滞してしまう企業の分かれ道

テレワーク0.5が大きな分かれ道となります。テレワーク0.0に戻ってしまう企業と、課題と向き合いテレワーク1.0より先へ移行していく企業が明確になるのがこのステージだからです。

前者(テレワーク0.0に戻ってしまう企業)は、組織としての成長が期待できません。実質的には、自宅待機と出社を繰り返しているだけだからです。また、その仕事の在り方自体がリスクになっています。今後、大きな災害や事故といった有事が起きた際に、事業を継続できる保証がありません。

「テレワーク1.0の先を目指すと、どこでも仕事ができるようになるだけではありません。新たなつながりを生み、労働力不足さえも前向きに解消できる企業に変わっていけるのです」(沢渡さん)

ぜひ、テレワーク0.5で見つかった課題と向き合い、その先を目指していきましょう。

【参考】

テレワーク4つのステージを詳しく解説した記事は下記をご参照ください。
【連載コラム1】テレワークの「4つのステージ」

テレワークの導入をきっかけに現場のデジタル化を進めよう

テレワークが働き方に影響を及ぼす

「そうは言ってもやはり、製造の現場ではテレワークは難しいですよね」「介護の現場はテレワークなんて無理でしょう」といった声も聞かれます。もちろん、すべての現場業務において何が何でもテレワークしなければならないという話ではありません。

大事なのは、部分的にでもテレワークはできると知ることです。オフィスと現場に関係なく、ITを使った仕事の仕方をしていくことは可能です。デジタル化を進めることで、生産性が向上し社員のエンゲージメントも高まり、コラボレーションの生まれやすい組織へと変革していきやすくなるのです。

「例えば、デジタルワークを取り入れ、リモートでエレベーターの保守点検を行う企業さまの例があります。エレベーターの保守点検と言えば、まさに現場の業務ですが、各エレベーターにセンサーを付け、クラウド上で異常を感知できるようにしました。何か異常があったときにだけ、駆け付け対応するという仕事の仕方に変えたんですね。

このようにデジタルな仕事の仕方を取り入れることで、現場の社員さんが本業に集中できるようになりました。働き方の改善にもつながった好例です」(沢渡さん)

テレワーク「5つの神器」を使いこなす

テレワークにおける5つの神器

テレワーク下でも業務を円滑に進めるため、下記、5カテゴリのクラウドサービス/ITツールが必須となります。

1.ビジネスチャットツール

SNSのような操作性で、気軽なコミュニケーションと情報共有を促せるツールです。ビジネスチャットでは案件や話題ごとにグループを作ります。信頼している相手だけを当該のグループに入れることができるので、ストレスフリーなやり取りが可能です。

2.Web会議ツール

オンライン上で、いつでもどこでも会議が始めらるビデオツールです。会議の様子は録画できるので、後から会議の記録を社内共有するといったことも可能です。商談の場にいなかった関係者にも商談シーンの記録を共有することで、素早い意思決定や業務の遂行を促せます。

3.グループウェア

業務効率を上げ、業務を円滑に進行するためのツールです。個人とグループのスケジュールを同時並行で管理できる「スケジューラー」機能や社内の通達事項をお知らせできる「掲示板」機能、日々参照する重要な文書を一元管理できる機能などを備えています。

「例えば、上長のスケジュールがグループ内で共有されていれば、空いている日時に部下が商談を入れるといったことができるようになります。これまでホワイトボード上でしていたタスク管理もグループウェア上で一目瞭然です」(沢渡さん)

4.オンラインストレージ

インターネット上でファイルを共有するサービスでです。オンライン上に共有フォルダーを作成し、その中にデータを入れ保管します。フォルダーの共有はURLリンクで簡単に行え、リンクのアクセス権限も自由に設定できます。

5.ワークフローシステム

申請から決裁、完了に至る業務に関する一連の流れをワークフローと呼びます。ワークフローシステムは、この業務の流れをデジタル化しオンライン上で進捗を管理します。これにより、業務プロセスが可視化され、意思決定のスピードアップや業務改善につなげることができます。

テレワーク導入で注意すべきセキュリティ4つの視点と対策

セキュリティ対策で重要な4つのポイント

社員が各々の場所で働くテレワークにおいて、セキュリティを万全にしておくことは重要です。以下、4つの観点からセキュリティ対策を行いましょう。

1.端末のセキュリティ

社員が使うパソコンやモバイル端末には、ウイルス対策ソフトをインストールすることが基本です。誰でも接続できる公衆Wi-Fiを利用させないようにするといった対策も必要です。

場合によっては、脆弱性を修正するプログラムや遠隔ロック、位置情報によるデバイス認証などを付与することも検討しましょう。

2.通信のセキュリティ

接続中の回線に他者が新入しないよう、通信のセキュリティを守ることも重要な視点です。専用の接続回線を利用する、技術的なシールドをかけるといった対策が推奨されます。

3.データのセキュリティ

データへの不正なアクセスを防ぐ視点です。パソコンを暗号化しておくほか、クラウドサービス(前述「5つの神器」)を利用することもデータを守ることにつながります。

4.居室のセキュリティ

職場環境のセキュリティにも意識を向けましょう。パソコン画面ののぞき見が難しい場所を確保する、信頼できるサテライトオフィスを契約するといった対策が必要です。

テレワークに役立つ8つのスキル

テレワークでスキルアップが見込める

テレワークで円滑に仕事を進めていこうとする過程で、社員1人ひとりのスキルアップが見込めます。とくに、マネージャーは細かい指示やマネジメントをしなくてもタスクが進むようにしたいものです。

テレワークで成果を上げるのに役立つスキルについて、沢渡さんより解説がありました。8番をはじめとして図の番号が大きくなるほど、マネジメント層により求められるスキルになっています。

情報を正確に伝えるためのロジカルなコミュニケーションの仕方や、自宅でも仕事に集中できる環境を作るテクニックなどが満載です。チームメンバーに必要な助けを求められる「ヘルプシーキング」のスキルも必要となります。

これら8つのスキルが身につくと、テレワークでも十分な成果を上げられるようになります。また、メンバーは生産性の高いビジネスパーソンとして活躍できるようになるでしょう。テレワークできるようになることが、すなわち組織の実力を上げることにもなるのです。

「健全な組織のバリューサイクル」を回し、イノベーションの止まない企業になろう

画像引用:あまねキャリア工房 作:浜松ワークスタイルLABO

「企業の経営を宇宙にたとえ、図の背景を黒く塗っています。この宇宙(=経営)の中で、経営者はどのような役割を果たせば良いでしょうか?

業務プロセスを見直し、新たな価値を生み出す組織を創っていくために、『健全な組織のバリューサイクル』を回していきましょう」(沢渡さん)

例えば、「働き方改革」の最終ゴールは、ビジネスモデルの変革です。一連の改革を通じて生産性を高め、これまでにない価値を生み出し高利益体質になることを目指しています。

「テレワーク導入」の目的もそれと似ています。コラボレーションによって新たなビジネスを構築していくために、社内の業務改革を進める必要があります。

テレワークを進めていくと、本来価値に当たらない業務は自然とデジタル化していくようになります。業務改善も進められ、それぞれの職種・組織がプロフェッショナル領域に集中しはじめます。すると、人材の育成・成長が促され、社員の成長実感や組織に対する帰属意識が高まります。

一連のプロセスによって生まれた新たな取り組みや成果を、企業の内外で発信していきましょう。すると、企業のファンが社内外に増え、人材の確保やコラボレーションが活発になります。

結果、イノベーションを生み続ける「健全な組織のバリューサイクル」が回っていくようになります。このようにビジネスモデルを変革し、自社の勝ちパターンを見出すことこそが、テレワークの導入の大きな目的です。

まとめ

テレワークは、単なる人事制度や福利厚生ではありません。会社の生き残りをかけた経営戦略であり成長戦略なのです。業務やワークフローのデジタル化も合わせて行うことで、組織も個人もアップデートし続ける経営を実践しましょう。

「経営課題解決のためのテレワーク導入・活用」に関するご相談はハマリモ!お問い合わせ窓口までお気軽にご連絡ください。

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